Thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu mới nhất 2025

Bạn đang cần nhập khẩu mỹ phẩm nhưng chưa biết thực hiện thủ tục công bố mỹ phẩm như thế nào để tiết kiệm thời gian, chi phí? Đừng lo, YANGVC sẽ chia sẻ cho bạn thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu chi tiết trong bài viết sau đây.

Lý Do Bắt Buộc Công Bố Mỹ Phẩm Nhập Khẩu 

Việc tiến hành công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu là bước pháp lý nền tảng mà mọi doanh nghiệp kinh doanh mỹ phẩm ngoại nhập đều phải thực hiện. Đây không chỉ là nghĩa vụ mà còn là tấm vé thông hành để sản phẩm của bạn được lưu thông hợp pháp trên thị trường.

Yêu cầu pháp lý cốt lõi

Theo quy định, mọi mỹ phẩm được đưa vào Việt Nam và lưu hành đều phải được cấp Số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm từ Cục Quản lý Dược (Bộ Y tế). Nếu không có số công bố, lô hàng sẽ bị từ chối thông quan và doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt rất nặng nếu cố tình đưa sản phẩm ra thị trường.

Đảm bảo chất lượng của mỹ phẩm

Thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu giúp cơ quan quản lý kiểm soát thành phần, đảm bảo sản phẩm không chứa chất cấm theo Phụ lục của Hiệp định Mỹ phẩm ASEAN và tuân thủ giới hạn hàm lượng cho phép. Điều này trực tiếp bảo vệ sức khỏe và quyền lợi của người tiêu dùng.

Cơ Sở Pháp Lý 

Để thực hiện thủ tục làm công bố mỹ phẩm chính xác, doanh nghiệp cần nắm rõ các văn bản pháp luật sau:

Lưu ý sửa đổi quan trọng: Các văn bản pháp lý thường xuyên được cập nhật, đặc biệt là các phụ lục về chất cấm và chất có giới hạn nồng độ. Doanh nghiệp cần tham chiếu bản cập nhật mới nhất trước khi làm thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu.

Quá trình công bố mỹ phẩm cần tìm hiểu thêm sơ PIF mời bạn tham khảo: Hồ sơ PIF mỹ phẩm là gì? Tìm hiểu về hồ sơ thông tin sản phẩm mỹ phẩm

Xác Định Sản Phẩm: Loại Nào Phải Công Bố?

Tiêu chí xác định sản phẩm mỹ phẩm

Sản phẩm được coi là mỹ phẩm nếu mục đích sử dụng là để tiếp xúc với các bộ phận bên ngoài cơ thể (da, tóc, móng, môi, cơ quan sinh dục ngoài) hoặc răng và niêm mạc miệng, với mục đích làm sạch, làm thơm, hoặc thay đổi diện mạo, điều chỉnh mùi trên cơ thể, bảo vệ hoặc giữ cơ thể trong điều kiện tốt.

Danh mục sản phẩm phải công bố

Hầu hết các sản phẩm mà doanh nghiệp muốn công bố lưu hành mỹ phẩm nhập khẩu đều nằm trong danh mục phải công bố. Ví dụ thực tế bao gồm:

• Chăm sóc da: Kem dưỡng da, serum, tinh chất, mặt nạ, toner.
• Trang điểm: Son môi, phấn má, kem nền, mascara, sơn móng tay.
• Chăm sóc tóc: Dầu gội, dầu xả, kem ủ, sản phẩm tạo kiểu.
• Vệ sinh cơ thể: Xà phòng tắm, sữa tắm, lăn khử mùi, nước hoa.

Sản phẩm miễn công bố hoặc ngoại lệ: Các sản phẩm như thực phẩm chức năng, thuốc, hoặc thiết bị y tế có công dụng làm đẹp (ví dụ: máy massage không có chất tiếp xúc trực tiếp là mỹ phẩm) sẽ không cần làm thủ tục công bố mỹ phẩm mà cần xin các giấy phép khác theo quy định chuyên ngành.

Hồ Sơ đầy đủ để công bố sản phẩm mỹ phẩm 

Đây là phần quan trọng nhất trong thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu. Hồ sơ được nộp dưới dạng điện tử trên Cổng thông tin một cửa quốc gia.

Các giấy tờ bắt buộc

Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ 

• Hợp pháp hóa lãnh sự: Đây là bước dễ sai sót nhất. LOA và CFS bắt buộc phải được hợp pháp hóa/chứng thực lãnh sự tại tại Cục Lãnh sự  hoặc cơ quan đại diện ngoại giao của nước Việt Nam ở nước ngoài.
• Ngôn ngữ: LOA và CFS cần được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt nếu ngôn ngữ gốc không phải là tiếng Anh hoặc tiếng Việt.
• Thành phần an toàn: Tuyệt đối phải kiểm tra lại Bảng thành phần chi tiết. Nếu phát hiện chứa chất cấm hoặc vượt giới hạn nồng độ cho phép, hồ sơ sẽ bị từ chối ngay lập tức.
• PIF (Product Information File): Mặc dù không cần nộp PIF (Bản tóm tắt hồ sơ thông tin sản phẩm) khi công bố, doanh nghiệp bắt buộc phải có tài liệu này tại công ty để xuất trình khi cơ quan quản lý tiến hành hậu kiểm.

Quy Trình Nộp Hồ Sơ & Xử Lý Thực Tế Trên Cổng VNSW

Toàn bộ thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu hiện nay được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (VNSW).

Đăng ký tài khoản & Nộp hồ sơ

• Bước 1: Đăng ký tài khoản: Doanh nghiệp sử dụng Chữ ký số để đăng ký tài khoản trên hệ thống VNSW.
• Bước 2: Khai báo Phiếu công bố: Điền thông tin chi tiết của sản phẩm, nhà sản xuất, nhà nhập khẩu vào Phiếu công bố điện tử.
• Bước 3: Upload tài liệu: Đính kèm các tài liệu đã chuẩn bị (LOA, CFS đã hợp pháp hóa, Giấy đăng ký kinh doanh, bảng thành phần) dưới định dạng file PDF/hình ảnh.
• Bước 4: Ký số và Nộp: Sử dụng Chữ ký số để xác nhận hồ sơ và gửi lên hệ thống.

Tiếp nhận & Thẩm định

• Thời hạn xử lý theo luật: Sau khi nhận được hồ sơ đầy đủ kèm biên lai chứng từ, Cục Quản lý Dược sẽ kiểm tra tính hợp lệ.
• Hồ sơ hợp lệ: Khi hồ sơ đã hợp lệ thì phía Cục Quản lý Dược sẽ cấp Số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm.
• Hồ sơ không hợp lệ: Cục sẽ gửi thông báo điện tử yêu cầu bổ sung, sửa đổi rõ ràng các nội dung chưa đạt. Doanh nghiệp phải hoàn thiện và nộp lại trong thời hạn quy định.

Hiệu lực và Thay đổi Công bố

• Hiệu lực: Phiếu công bố có hiệu lực 05 năm kể từ ngày cấp số tiếp nhận. Sau thời hạn này, doanh nghiệp phải tiến hành công bố mới.
• Thay đổi công bố:
  • Cần Công bố mới: Khi có sự thay đổi lớn về công thức (thay đổi thành phần ảnh hưởng đến tính an toàn, thay đổi nhà sản xuất).
  • Cần Bổ sung/Cập nhật: Khi thay đổi về tên doanh nghiệp, địa chỉ, hoặc thay đổi nhẹ về nhãn mác không ảnh hưởng đến nội dung cốt lõi của sản phẩm.

Các lỗi hay mắc khi công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Lỗi 1: Sai sót Giấy tờ Hợp pháp hóa Lãnh sự

• Trở ngại: LOA/CFS chưa được hợp pháp hóa hoặc con dấu, chữ ký không đúng thẩm quyền.
• Khắc phục: Kiểm tra kỹ quy trình hợp pháp hóa lãnh sự, đảm bảo con dấu và chữ ký xác thực ở cả nước xuất xứ và Việt Nam.

Lỗi 2: Thành phần vi phạm quy định

• Trở ngại: Thành phần khai báo chứa chất cấm hoặc vượt giới hạn nồng độ theo Phụ lục của Hiệp định Mỹ phẩm ASEAN.
• Khắc phục: Bắt buộc phải rà soát và so sánh bảng thành phần gốc với Phụ lục Chất cấm trước khi tiến hành công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu. Yêu cầu nhà sản xuất điều chỉnh công thức nếu cần.

Lỗi 3: Khai báo thiếu hoặc không chính xác thông tin (PIF)

• Trở ngại: Tên INCI, tỷ lệ thành phần bị thiếu hoặc không khớp với tài liệu gốc.
• Khắc phục: Sử dụng phần mềm quản lý thành phần hoặc nhờ đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp kiểm tra chéo dữ liệu để đảm bảo tính đồng nhất.

Tới đây, hy vọng YANGVC đã cung cấp đầy đủ thông tin cần biết về thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu cho bạn. Nếu quá trình công bố mỹ phẩm nhập khẩu gặp khó khăn mời bạn liên hệ 0976 069 802 và sử dụng dịch vụ công bố mỹ phẩm trọn gói của YANGVC để tiết kiệm thời gian nhé!

FAQ

Có cần Giấy phép Nhập khẩu (License) cho mỹ phẩm không?

A: Không. Mỹ phẩm không thuộc danh mục phải xin Giấy phép Nhập khẩu. Sau khi có Số tiếp nhận Phiếu công bố (thực hiện thủ tục làm công bố mỹ phẩm), doanh nghiệp có thể tiến hành nhập khẩu bình thường.

Nếu sản phẩm nhập khẩu từ các nước ASEAN, có miễn CFS không?

A: Có, nếu sản phẩm đã được cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm tại nước thuộc ASEAN.

Tôi có cần nhập khẩu trước rồi mới công bố không?

A: Tuyệt đối không. Bạn phải hoàn thành thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu và nhận được Số công bố trước khi hàng về đến cảng để có thể thông quan hợp pháp.

Khi nào phải gia hạn/tái công bố?

A: Phiếu công bố có hiệu lực 5 năm. Bạn nên tiến hành công bố mới trước khi hết hạn ít nhất 30-60 ngày để đảm bảo việc kinh doanh không bị gián đoạn.

Thủ tục nếu ủy thác nhập khẩu/phân phối là gì?

A: Doanh nghiệp đứng tên công bố là bên chịu trách nhiệm pháp lý. Nếu bạn chỉ là đơn vị phân phối hoặc nhập khẩu ủy thác, bạn cần có hợp đồng/văn bản thỏa thuận rõ ràng với bên đứng tên công bố về việc sử dụng Số công bố đó.