Thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm Nhật Bản chi tiết từ A – Z

Thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm Nhật Bản về Việt Nam là một quy trình pháp lý phức tạp, chịu sự quản lý chặt chẽ của Bộ Y tế và Tổng cục Hải quan. Vậy bạn đã biết quy trình nhập khẩu mỹ phẩm Nhật Bản chưa? Cùng YANGVC tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

5 Bước nhập khẩu mỹ phẩm Nhật Bản về Việt Nam

Bước 1: Chuẩn bị pháp lý cơ bản trước khi nhập

Đây là bước nền tảng, đảm bảo doanh nghiệp có đủ tư cách pháp nhân để thực hiện các thủ tục công bố và nhập khẩu hàng hóa.

Giấy phép kinh doanh cần được chuẩn bị trước: Doanh nghiệp nhập khẩu mỹ phẩm bắt buộc phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (GCNĐKKD) có đăng ký ngành nghề kinh doanh liên quan đến mỹ phẩm.

• Mã ngành cần có:
  • 4649: Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình (chi tiết: Bán buôn mỹ phẩm, nước hoa).
  • 4772: Bán lẻ hàng hóa khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh (chi tiết: Bán lẻ mỹ phẩm, nước hoa).

Lưu ý quan trọng: Tên doanh nghiệp trên GCNĐKKD phải là đơn vị đứng tên trên Phiếu công bố sản phẩm và trên các chứng từ nhập khẩu (Hợp đồng, Invoice, Vận đơn).

Giấy tờ cần có khi làm chủ sở hữu/Nhà phân phối

Để được cấp quyền công bố và nhập khẩu độc quyền, doanh nghiệp cần có các giấy tờ chứng minh mối quan hệ pháp lý với nhà sản xuất/chủ sở hữu tại Nhật Bản:

Yêu cầu đối với Giấy Ủy quyền:

1. Phải được Hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản (tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản) và Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản, trừ trường hợp được miễn theo Hiệp định tương trợ tư pháp.
2. Phải là bản gốc hoặc bản sao đã có chứng thực pháp lý.
3. Nội dung cần đầy đủ tên, địa chỉ, phạm vi sản phẩm được ủy quyền.

Xem chi tiết quy định về Giấy ủy quyền tại Điều 5, Thông tư 06/2011/TT-BYT.

Bước 2: Thủ tục Công bố mỹ phẩm

Công bố sản phẩm mỹ phẩm là thủ tục hành chính bắt buộc, theo đó tổ chức/cá nhân đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường phải nộp hồ sơ công bố sản phẩm tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền trước khi lưu hành.

• Cơ quan tiếp nhận hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu Nhật Bản: Cục Quản lý Dược (Bộ Y tế).
• Hình thức nộp: Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến của Bộ Y tế.

Hồ sơ chi tiết cần nộp:

Để công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ:

1. Giấy đăng ký kinh doanh của tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường (Bản scan).
2. Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (theo Mẫu Phụ lục 01-MP – Tải mẫu tại đây).
3. CFS (Giấy chứng nhận lưu hành tự do): Chứng nhận sản phẩm được phép lưu hành tại Nhật Bản (sẽ được trình bày chi tiết tại Bước 3).
4. Giấy ủy quyền (LOA): Đã được hợp pháp hóa lãnh sự (như đã nêu tại Bước 1).
5. Bản kê khai thành phần (Formula): Ghi rõ tên thành phần (theo danh pháp quốc tế INCI) và tỷ lệ phần trăm (%).
6. Nhãn gốc sản phẩm & Nhãn phụ dự kiến: Bản chụp nhãn sản phẩm đang lưu hành tại Nhật và nhãn phụ dự kiến bằng tiếng Việt.
7. Tài liệu khác (MSDS – Bảng dữ liệu an toàn vật chất): Cần thiết đối với một số sản phẩm đặc thù (ví dụ: cồn, dung môi).

Thời gian xử lý & Hiệu lực:

• Thời gian cấp số tiếp nhận: Trung bình 03 – 05 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ.
• Hiệu lực: Số tiếp nhận công bố có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp.

Các lỗi thường gặp khi công bố & Cách khắc phục:

Bước 3: Chứng nhận lưu hành tự do (CFS / Free Sale Certificate) & xuất xứ (C/O)

Giấy CFS là chứng thư do cơ quan có thẩm quyền tại Nhật Bản cấp, xác nhận rằng sản phẩm mỹ phẩm đó được sản xuất, bán và lưu hành tự do tại nước họ.

• Cơ quan cấp tại Nhật Bản: Thường là cơ quan quản lý y tế/dược phẩm, hoặc phòng thương mại được ủy quyền.
• Nội dung cần có: Tên sản phẩm, tên nhà sản xuất, tên nhà xuất khẩu, xác nhận được phép bán tự do tại Nhật.
• Yêu cầu về giấy tờ: Bản gốc CFS, được Hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam (hoặc bản sao có chứng thực nếu được miễn).

C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ) – Ưu đãi thuế quan (Form VJ / VJEPA)

Sản phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản có thể được hưởng thuế suất ưu đãi (thuế nhập khẩu 0% hoặc thấp hơn) nếu đáp ứng các điều kiện của Hiệp định thương mại tự do giữa Việt Nam và Nhật Bản (VJEPA) hoặc Hiệp định đối tác kinh tế toàn diện ASEAN – Nhật Bản (AJCEP).

• Loại C/O: C/O Form VJ (theo VJEPA) hoặc C/O Form AJ (theo AJCEP).
• Cách sử dụng: Doanh nghiệp cung cấp C/O bản gốc cho cơ quan hải quan khi làm thủ tục thông quan để được áp dụng mức thuế suất ưu đãi.

Checklist nộp CFS & C/O:

Bước 4: Vận chuyển từ Nhật sang Việt Nam

Việc lựa chọn phương thức vận chuyển ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thời gian và chất lượng bảo quản mỹ phẩm.

Bước 5: Thủ tục hải quan & khai báo

Sau khi hàng về đến cảng/sân bay tại Việt Nam, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục khai báo và thông quan hải quan.

Hồ sơ khai hải quan chi tiết:

1. Tờ khai hải quan: Được khai báo điện tử đầy đủ qua hệ thống VNACCS.
2. Vận tải đơn (AWB/HBL): Bản chụp.
3. Hóa đơn thương mại (Invoice) & Hợp đồng (Sales Contract): Bản chụp.
4. Packing List: Bản chụp.
5. Phiếu công bố sản phẩm (Số tiếp nhận): Bản chụp.
6. C/O Form VJ/AJ: Bản gốc (để hưởng ưu đãi thuế).
7. Giấy phép/Văn bản khác (nếu có): Ví dụ: Kiểm tra chất lượng nhà nước (nếu có quy định).

Hướng dẫn dán nhãn phụ & yêu cầu nhãn

Theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Thông tư 06/2011/TT-BYT, mỹ phẩm nhập khẩu bắt buộc phải có nhãn phụ bằng tiếng Việt trước khi đưa ra lưu thông trên thị trường.

Nội dung bắt buộc trên nhãn phụ (Tiếng Việt):

1. Tên sản phẩm mỹ phẩm Nhật Bản và công dụng chính.
2. Tên và địa chỉ của tổ chức/cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường (tức là tên doanh nghiệp đứng công bố).
3. Xuất xứ (Made in Japan).
4. Thành phần đầy đủ (liệt kê theo thứ tự hàm lượng giảm dần).
5. Số lô sản xuất.
6. Ngày sản xuất hoặc Hạn sử dụng (NSX/HSD).
7. Hướng dẫn sử dụng mỹ phẩm Nhật Bản và các cảnh báo an toàn.

Quy định về định lượng (khối lượng/thể tích):

• < 10g hoặc 10ml: Không bắt buộc ghi HSD.
• 11 – 50g hoặc 11 – 50ml: Bắt buộc ghi HSD.
• > 50g hoặc 50ml: Bắt buộc ghi HSD.

Các rủi ro thường gặp khi nhập khẩu mỹ phẩm Nhật Bản

Cách xử lý hàng bị tạm giữ tại Hải quan:

1. Xác định nguyên nhân: Kiểm tra thông báo của Hải quan (thiếu giấy tờ, sai mã HS, nghi ngờ giả mạo, v.v.).
2. Bổ sung hồ sơ: Nhanh chóng bổ sung/giải trình theo yêu cầu (ví dụ: bổ sung C/O, điều chỉnh tờ khai).
3. Tư vấn pháp lý: Liên hệ chuyên gia/luật sư có kinh nghiệm để xử lý nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí lưu kho.

Nếu bạn đang muốn tìm dịch vụ công bố mỹ phẩm Hà Nội thì YANGVC là đơn vị uy tín, chuyên nghiệp giúp bạn thực hiện công bố nhanh nhất tại Việt Nam hiện nay.

Dịch vụ công bố mỹ phẩm trọn gói chuyên nghiệp của YANGVC

Bạn đang tìm kiếm giải pháp tư vấn công bố mỹ phẩm Nhật Bản nhanh chóng, tiết kiệm và an toàn pháp lý để sản phẩm có thể lưu hành tự do? YANGVC cung cấp dịch vụ công bố mỹ phẩm Nhật Bản  trọn gói, chuyên nghiệp được nhiều đơn vị lựa chọn. Bạn có thể an tâm hàng hoá có giấy công bố mỹ phẩm đúng thời gian để nhập khẩu vào Việt Nam vì YANGVC luôn đồng hành cùng doanh nghiệp từ A – Z. 

Thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm Nhật Bản là một quy trình cần sự chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý và kỹ thuật hải quan. Việc nắm vững quy định không chỉ giúp bạn thông quan nhanh chóng mà còn tạo lợi thế cạnh tranh về chi phí và uy tín thương hiệu. Nếu bạn đang cần dịch vụ công bố mỹ phẩm trọn gói, chuyên nghiệp, hiệu suất nhanh chóng hãy liên hệ ngay qua hotline 0976 069 802 để YANGVC tư vấn nhé!

FAQs

Thời gian làm phiếu công bố mỹ phẩm nhập khẩu là bao lâu?

Thời gian trung bình để Cục Quản lý Dược cấp số tiếp nhận là 03 – 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thời gian chuẩn bị hồ sơ (như Hợp pháp hóa Giấy ủy quyền, CFS) có thể mất thêm từ 1 đến 2 tuần.

Có cần CFS khi nhập mỹ phẩm từ Nhật không?

Có. CFS (Giấy chứng nhận lưu hành tự do) là một trong những giấy tờ bắt buộc phải có trong hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu theo Thông tư 06/2011/TT-BYT. CFS phải được cơ quan có thẩm quyền tại Nhật Bản cấp.

Mã HS sản phẩm son môi là gì? Thuế bao nhiêu?

Mã HS phổ biến cho son môi là 3304.10.00. Mức Thuế nhập khẩu ưu đãi thông thường dao động từ 18% – 22% và Thuế VAT là 10%. Nếu có C/O Form VJ (VJEPA), Thuế NK có thể là 0%.

Tôi có thể nhập lô nhỏ tận tay (air) không cần công bố?

Không. Theo luật, mọi sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu để bán/lưu hành trên thị trường Việt Nam (dù lớn hay nhỏ) đều phải được công bố và thông quan theo thủ tục hải quan thương mại. Nhập tận tay (xách tay) chỉ áp dụng cho mục đích cá nhân, phi thương mại.